Personas datu apstrādes paziņojums Jelgavas valstspilsētas pašvaldības personāla atlases procesa dalībniekiem (pretendentiem)

Šis paziņojums attiecas uz datu subjektu kā amata pretendentu, kura dati var nonākt Jelgavas valstspilsētas pašvaldības rīcībā personāla atlases procesā (saskaņā ar EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULA (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).

Informācija par pārzini

Jelgavas valstspilsētas pašvaldība (turpmāk – pašvaldība), reģistrācijas Nr.  Nr.40900039904,  konkrētas pašvaldības struktūrvienības vai iestādes personā, kas nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus.

Pašvaldības iestādes “Centrālā pārvalde”, reģistrācijas Nr.90000042516,  kontaktinformācija: Jelgava, Lielā iela 11, LV-3001, pasts@jelgava.lv, 63005522, 63005537.

Pašvaldības iestāžu un struktūrvienību saraksts un kontaktinformācija pieejama pašvaldības tīmekļa vietnē www.jelgava.lv.

Kontaktinformācija saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem

Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai Jūsu personas datu apstrādi, tad Jūs varat ar mums sazināties, izmantojot iepriekšējā punktā norādīto pašvaldības kontaktinformāciju vai  sazinoties ar mūsu personas datu aizsardzības speciālistu: elektroniskā pasta adrese – dati@jelgava.lv, tālrunis – 63005444.

Mūsu veiktās personas datu apstrādes vispārīgs raksturojums

Šajā paziņojumā ir aprakstīts kā mēs veicam to personu datu apstrādi, kuras dati var tikt apstrādāti personāla atlases procesā, t.sk. amata pretendenti iesniedzot CV, kontaktpersonas vai citas personas, kas  sniedz atsauksmi par pretendentu.

Tā, kā šī paziņojuma mērķis ir sniegt Jums vispārīgu ieskatu par pašvaldības personas datu apstrādes darbībām un nolūkiem Jūsu kā pretendenta atlases procesā, lūdzam Jums ņemt vērā, ka informācija par darbinieku, praktikantu personas datu apstrādi ir aprakstīta citā paziņojumā un papildus  dokumentos, tādos kā, darba kartības noteikumi, darba līgums un citās iekšējās procedūrās un instrukcijās.

Mēs apzināmies, ka personas dati ir Jūsu vērtība un apstrādāsim tos ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par mūsu rīcībā esošo Jūsu personas datu drošību, t.sk. pēc nepieciešamības aktualizējot šo paziņojumu.

Kādiem nolūkiem mēs apstrādājam Jūsu personas datus un kāds ir personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem – pretendentu atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai (izvērtējot pretendenta saņemto pieteikumu, tajā sniegto informāciju, organizējot pārrunu procedūru, veicot pārrunas un nodrošinoties ar pierādījumiem, kas pamato attiecīgā procesa tiesisku norisi, lai izpildītu uz pašvaldību attiecināmu juridisku pienākumu un veiktu pasākumus pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas).

Šo nolūku ietvaros mēs ievācam CV no kandidātiem, sazināmies ar kandidātu un kandidātu norādītiem atsauksmju sniedzējiem, kā arī saglabājam datus, lai aizstāvētu savas intereses tiesvedības procesos, atbildētu uz pretenzijām.

Šiem nolūkiem mums nepieciešami vismaz sekojoši personas dati: kandidāta vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pats, tālruņa nr.), kandidāta izglītība un iepriekšēja darba pieredze, personas, kuras var sniegt atsauksmes un to kontaktinformācija, atsauksmes par kandidātu, kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīga amata izpildei un atbilstošākā kandidāta noskaidrošanai.

Galvenie izmantojamie tiesiskie pamati šo nolūku sasniegšanai ir:

• piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas a punkts) – attiecībā uz CV iesniegšanas faktu, atsauksmes par amata pretendentu no iepriekšējiem darba devējiem iegūšana;
• līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b punkts) – attiecībā uz to kandidātu datu apstrādi, par kuriem ir pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu;
• Juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c punkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam;
• Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f punkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu, iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz minimāli pieprasāmās informācijas apjomu.

Kas varētu piekļūt Jūsu personas datiem?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinām, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav attiecīga tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei.

Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, var piekļūt:

• mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kuriem tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, tiešie vadītāji, personāla nodaļas darbinieki, vai ja dati ir publiski tad visi darbinieki;
• personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, datu bāzes izstrādātājs/tehniskais uzturētājs, citas personas, kuras ir saistītas ar pārziņa pakalpojumu sniegšanu;
• valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, trešās personas, kuras uztur reģistrus (piemēram, iedzīvotāju reģistrs, u.c. reģistri).

Kādus sadarbības partnerus personas datu apstrādē (apstrādātājus) mēs izvēlamies?

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu saņēmējus (apstrādātājus) un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības.

Vai Jūsu personas dati tiek sūtīti uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm?

Parasti Pašvaldība personas datus apstrādā ES/EEZ, tomēr atsevišķos gadījumos tie var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ, piemēram, izpildot Pašvaldībai noteiktu juridisku pienākumu vai pakalpojuma nodrošināšanas ietvaros piesaistot sadarbības partneri (Pārzini, Apstrādātāju). Tādā gadījumā datu nodošana un apstrāde var notikt, ja tam ir tiesisks pamatojums un ir veikti pienācīgi drošības pasākumi, piemēram:

• nodrošināts pietiekams datu aizsardzības līmenis (atbilstoši ES Komisijas lēmumam par datu nodošanu uz valstīm, kas neietilpst) ES/EEZ;
• nodrošināti pietiekami aizsardzības pasākumi, piemēram, datu Pārziņa vai datu Apstrādātāja noslēgts līgums, vienošanās ar, kurās ietvertas ES līguma standartklauzulas vai citi apstiprināti līguma noteikumi, rīcības kodekss vai sertifikācijas mehānismi;
• paredzēti konkrēti izņēmumi, piemēram, juridiska pienākuma izpilde, tiesisku prasījumu pamatošana, īstenošana vai aizstāvēšana, būtiska sabiedrības interese, personas skaidri izteikta piekrišana, ar personu noslēgta līguma izpilde, līguma noslēgšana personas interesēs vai personas interesēs noslēgta līguma izpilde.

Cik ilgi mēs glabāsim Jūsu personas datus?

Jūsu personas dati tiek glabāti tik ilgi, cik to glabāšana ir nepieciešama atbilstoši attiecīgiem personas datu apstrādes nolūkiem, kā arī saskaņā ar piemērojamo tiesību aktu prasībām.

Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, mēs ņemam vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspektus, Jūsu norādījumus (piem., piekrišanas gadījumā), kā arī mūsu leģitīmās intereses. Ja Jūsu personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, mēs tos dzēsīsim vai iznīcināsim.

Zemāk mēs norādām izplatītākos personas datu glabāšanas termiņus:

• konkursa pieteikumos iesniegtos dokumentus un piekrišanas atsauksmes sniegšanai par Jūsu darbu no bijušajiem darba devējiem mēs glabāsim sešus mēnešus no konkursa rezultātu paziņošanas brīža;
• Datus, lai pierādītu savu saistību izpildi mēs glabāsim vispārējo prasības noilguma termiņu, saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktiem prasījumu noilgumu termiņiem – 10 gadi Civillikumā, 2 vai 3 gadi Darba likumā un citiem termiņiem, ņemot vērā arī Civilprocesa likumā un Darba likumā noteiktos termiņus prasību celšanai.

Kādas ir Jūsu kā datu subjekta tiesības attiecībā uz Jūsu personas datu apstrādi?

Personas datu atjaunošana

Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas personas kodā, saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt mums aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības pieprasīt mums piekļuvi saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu  pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos, un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai dzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

• iesniegumu nosūtot pa pastu vai iesniedzot to klātienē (identificējot sevi) pašvaldības iestādes “Centrālā pārvalde” klientu apkalpošanas centrā (Jelgava, Lielā iela 11, 131.kabinets) vai attiecīgās pašvaldības iestādes pieņemšanas laikos pēc adreses, kas norādīta  pašvaldības tīmekļa vietnē www.jelgava.lv.
• nosūtot iesniegumu pašvaldībai uz digitālo pastkastīti (e-adrese) tīmekļa vietnē www.latvija.lv.
• nosūtot iesniegumu ar drošu elektronisko parakstu uz pašvaldības centrālo e-pasta adresi: pasts@jelgava.lv vai attiecīgo pašvaldības iestādes e-pasta adresi, kas norādīta tīmekļa vietnē www.jelgava.lv.

Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Piekrišanas atsaukšana

Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei.

Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.

Kur Jūs varat iesniegt sūdzību saistībā ar personas datu apstrādi saistītiem jautājumiem?

Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar mūsu veikto Jūsu personas datu apstrādi, mēs aicinām vispirms vērsties pie mums.

Ja Jūs tomēr uzskatāt, ka mēs neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos jautājumu un Jūs uzskatāt, ka mēs tomēr pārkāpjam Jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai.

Kādēļ Jums ir jāsniedz mums savi personas dati?

Galvenokārt, mēs Jūsu informāciju ievācam, lai izpildītu mums saistošos juridiskos pienākumus un, lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos mums noteiktas informācijas iegūšana ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var neveicināt atlases procesa veiksmīgu norisi. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu ietekmēt personāla atlases procesu, mēs norādīsim, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

Kā mēs iegūstam Jūsu personas datus?

Jūsu personas datus mēs varam iegūt kādā no sekojošiem veidiem:

• no Jums paša, iesniedzot mums pieteikumu, CV un izglītību un kvalifikāciju apliecinošus dokumentus dalībai konkursā uz vakanto amatu;
• no Jums, ja Jūs iesniegsiet mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvanīsiet mums;
• no personām, ko esat norādījuši atsauksmes saņemšanai no bijušajiem darba devējiem.

Vai Jūsu personas dati tiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā?

Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizēto lēmumu pieņemšanā.

Aktualizēšanas datums: 18.01.2024.