Informācija par Jelgavas valstspilsētas pašvaldībā veikto personas datu apstrādi (privātuma politika)

Informācija par Pārzini

Saskaņā ar  Eiropas parlamenta un Padomes regula (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) personu datu apstrādes pārzinis ir  Jelgavas valstspilsētas pašvaldība, reģistrācijas Nr. 40900039904, Lielā iela 11, Jelgava, LV-3001,  pasts@jelgava.lv, +371 63005531, www.jelgava.lv, konkrētas pašvaldības struktūrvienības vai iestādes personā, kas nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus (turpmāk – pašvaldība).

Pašvaldības iestāžu un struktūrvienību saraksts aplūkojams pašvaldības nolikumā un tīmekļa vietnes www.jelgava.lv sadaļā “Par pašvaldību” – “Struktūra”, kontaktinformācija skatāma tīmekļa vietnes www.jelgava.lv sadaļā “Kontakti”.

Ja Jums ir radušies kādi jautājumi saistībā ar personas datu apstrādi, aicinām sazināties ar:

• konkrēto struktūrvienību vai iestādi izmantojot mūsu tīmekļa vietnes wwww.jelgava.lv sadaļā “Kontakti” norādīto kontaktinformāciju;
• pašvaldības iestādi “Centrālā pārvalde” (adrese: Lielā iela 11, LV-3001, Jelgava, e-pasta adrese: pasts@jelgava.lv, tālrunis: 63005522, 63005537);
• pašvaldības datu aizsardzības speciālistu (e-pasta adrese: dati@jelgava.lv,  tālrunis: 63005444).

Personas datu apstrādes nepieciešamība

Pašvaldība ar izveidoto institūciju un iestāžu starpniecību apstrādā Jūsu datus, lai nodrošinātu Pašvaldību likumā un citos normatīvajos aktos noteikto  funkciju, Ministru kabineta doto uzdevumu un pašvaldības brīvprātīgo iniciatīvu izpildi, ievērojot valsts un attiecīgās administratīvās teritorijas iedzīvotāju intereses.

Pašvaldība fizisko personu datu apstrādi Eiropas parlamenta un Padomes regulas (ES) 2016/679 (2016.gada 27.aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)  izpratnē veic ne tikai, lai  savas kompetences ietvaros sniegtu Jums attiecīgo pakalpojumu, bet arī tādēļ, lai pielāgotu  Jums ērtāku pakalpojumu saņemšanu, nodrošinātu sabiedrības informēšanu, kā arī Pašvaldības darbinieku un administratīvās teritorijas iedzīvotāju drošību un aizsardzību, u.c. nolūkos. Gadījumā, ja personas dati netiek sniegti, Pašvaldība nevar sniegt datu subjektam attiecīgo pakalpojumu vai pakalpojuma sniegšana var tikt ierobežota.

Personas datu glabāšanas termiņi

Personu datu glabāšana tiek veikta atbilstoši  dokumentu un arhīvu pārvaldības un citu normatīvo aktu prasībām, saskaņā ar iestādes lietu nomenklatūrā noteiktajiem glabāšanas termiņiem, bet ne ilgāk, kā tas nepieciešams konkrētajam datu apstrādes nolūkam vai personas piekrišanas gadījumā, līdz tās atsaukšanai. Apstrādājot datus nolūkos, kas pamatoti ar Pašvaldības leģitīmajām interesēm, tiesisko prasījumu nodibināšanas, īstenošanas vai aizstāvības nolūkos, atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam  noilgumam.

Personas datu nodošana uz ārpus Eiropas Savienības (ES) vai Eiropas Ekonomiskās zonas (EEZ) valstīm

Parasti Pašvaldība personas datus apstrādā ES/EEZ, tomēr atsevišķos gadījumos tie var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ, piemēram, izpildot Pašvaldībai noteiktu juridisku pienākumu vai izmantojot  datu glabāšanas pakalpojumu. Tādā gadījumā datu nodošana un apstrāde var notikt, ja tam ir tiesisks pamatojums un ir veikti pienācīgi drošības pasākumi, piemēram:

• nodrošināts pietiekams datu aizsardzības līmenis, atbilstoši ES Komisijas lēmumam par datu nodošanu uz valstīm, kas neietilpst ES/EEZ;
• nodrošināti pietiekami aizsardzības pasākumi, piemēram, datu Pārziņa vai datu Apstrādātāja noslēgts līgums, vienošanās, kur ietvertas ES līguma standartklauzulas vai citi apstiprināti līguma noteikumi, rīcības kodeksi vai sertifikācijas mehānismi;
• paredzēti konkrēti izņēmumi, piemēram, juridiska pienākuma izpilde, tiesisku prasījumu pamatošana, īstenošana vai aizstāvēšana, būtiska sabiedrības interese, personas skaidri izteikta piekrišana, ar personu noslēgta līguma izpilde, līguma noslēgšana personas interesēs vai personas interesēs noslēgta līguma izpilde.

Datu subjekta tiesības un pienākumi

Jums kā datu subjektam ir  šādas ar personas datu apstrādi saistītās tiesības:

• jautājumu gadījumā vērsties pie Pārziņa, Pašvaldības iestādes, struktūrvienības kā datu apstrādes mērķa īstenotāja vai pie Pašvaldības datu aizsardzības speciālista;
• saņemt informāciju par personas datu apstrādi (informācija pieejama šajā Privātuma politikā, paziņojumos datu subjektiem, iestāžu veidlapās u.c.);
• iepazīties ar saviem personas datiem, kurus mēs uzglabājam ( iesniedzot motivētu pieteikumu Jums ir tiesības saņemt no mums apstiprinājumu par to, vai un kādus Jūsu personas datus mēs apstrādājam, iepazīties ar informāciju par to apstrādi, piemēram, ar personas datu apstrādes mērķi, datu saņēmējiem u. c. Jums ir tiesības saņemt savus personas datus sistematizētā, nolasāmā formātā);
• iebilst un pieprasīt Jūsu personas datu labošanu, ja tie ir neatbilstoši, nepilnīgi vai nepareizi;
• pieprasīt Jūsu personas datu dzēšanu, ja tas ir tehniski iespējams un datu glabāšanu nenosaka normatīvie akti;
• ierobežot Jūsu personas datu apstrādi gadījumos, kad apstrīdat personas datu precizitāti vai uzskatāt, ka personas dati tiek apstrādāti nelikumīgi, bet nevēlaties, lai tie tiktu dzēsti, vai arī, kad lūdzat nedzēst Jūsu personas datus, kas vairs nav nepieciešami mūsu datu apstrādes mērķiem, lai tos izmantotu Jūsu tiesiskās intereses aizstāvības gadījumā, vai Jūs nepiekrītat, ka tie tiek apstrādāti, pamatojoties uz likumīgām mūsu vai trešās puses interesēm, līdz tiks pārbaudīts Jūsu nepiekrišanas pamatojums. Ierobežojot personas datu apstrādi, datu glabāšana var tikt veikta neturpinot to apstrādi, izņemot,  tiesiskās intereses aizstāvības gadījumā, ar Jūsu piekrišanu vai, lai aizsargātu citu fizisko vai juridisko personu tiesības vai būtisku sabiedrības interešu ietvaros;
• nepiekrist, lai tiktu apstrādāti Jūsu personas dati, ja vien šādu pienākumu neparedz normatīvie akti vai jebkurā laikā atsaukt Jūsu sniegto piekrišanu personu datu apstrādei. Nepiekrišana personas datu apstrādei var ietekmēt pakalpojuma pieejamību;
• nodot Jūsu personu datus citam pakalpojumu sniedzējam, ja tas ir tehniski iespējams (tiesības uz datu pārnesamību);
• iegūt informāciju par personām, kam nodoti Jūsu personu dati, izņemot to informāciju, kas nodota valsts institūcijām, kas ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvās darbības subjekti vai citas institūcijas par kurām normatīvie akti aizliedz šādas ziņas izpaust;
• pieprasīt netikt pakļautam pilnībā automatizētai lēmumu pieņemšanai, tai skaitā profilēšanai, ja šādai lēmumu pieņemšanai ir juridiskas sekas, vai tā līdzīgi būtiski ietekmē Jūsu kā datu subjekta tiesības (Informējam, ka attiecībā uz datu apstrādi automatizēta lēmumu pieņemšana Pašvaldībā šobrīd netiek veikta!);
• ja uzskatāt, ka esam Jūsu datus apstrādājuši neatbilstīgi vai konstatējot personas datu apstrādes pārkāpumu, Jums ir tiesības iesniegt pretenziju Pārzinim, Pašvaldības iestādei, struktūrvienībai kā datu apstrādes mērķa īstenotājam vai iesniegt sūdzību datu aizsardzības uzraudzības iestādei par mūsu organizācijas veikto datu apstrādi: Datu valsts inspekcija (aizpildot un iesniedzot personas datu apstrādes aizsardzības pārkāpuma paziņojumu, kas skatāms Datu valsts inspekcijas vietnē dvi.gov.lv), Elijas iela 17, Rīga, LV-1050,  pasts@dvi.gov.lv, www.dvi.gov.lv, 67223131.

Jums kā datu subjektam  ir jāsniedz personas dati tādā apjomā, lai Pašvaldība kā Pārzinis varētu izpildīt normatīvajos aktos noteiktos pienākumus, t.sk. jāinformē par izmaiņām Jūsu personas datus saturošā informācijā. Datu apstrāde, kuras tiesiskais pamats ir piekrišana, balstās uz brīvprātības principa. Personai ir tiesības jebkurā laikā atsaukt piekrišanu datu apstrādei, kurai tiesiskais pamats ir datu subjekta piekrišana.

Pašvaldībai ir tiesības regulāri lūgt Jūsu personas datu atjaunošanu, lai nodrošinātu datu precizitātes principu un  pēc iespējas drošāku datu apstrādi un efektīvāku pakalpojumu izpildi.

Pašvaldībai kā datu Pārzinim ir tiesības neizsniegt personu datus, neizpildīt Jūsu pieprasījumu:

• ja pieprasījums nav noformulēts saprotami, netiek gūta pietiekami pamatota pārliecība par datu pieprasīšanas pamatotību;
• ja nevarēsim Jūs identificēt;
• ja uz šādu pieprasījumu atbildi jau esam snieguši;
• ja pieprasītās informācijas apjoms ir nesamērīgs;
• ja pieprasījums ir nepamatots (nav attiecināms uz mūsu uzņēmumu, nav sniegti paskaidrojumi, kādēļ lūgums ir jāizpilda);
• ja normatīvajos aktos noteikts, ka šādu informāciju mēs neesam tiesīgi Jums sniegt vai mums ir pienākums konkrētus Jūsu datus glabāt.

Datu subjekta pieprasījums

Mēs cienām Jūsu tiesības piekļūt saviem datiem un tos kontrolēt, tāpēc, Jūsu  pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos, un, ja būs iespējams tad attiecīgi labosim vai dzēsīsim Jūsu personas datus.

Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:

• iesniegumu nosūtot pa pastu vai iesniedzot to klātienē (identificējot sevi) Pašvaldības iestādes “Centrālā pārvalde” klientu apkalpošanas centrā (Jelgavā, Lielā iela 11, 131.kabinets) vai attiecīgās Pašvaldības iestādes pieņemšanas laikos pēc adreses, kas norādīta  tīmekļa vietnē jelgava.lv;
• nosūtot iesniegumu Pašvaldībai uz digitālo pastkastīti (e-adrese) tīmekļa vietnē latvija.lv;
• nosūtot iesniegumu ar drošu elektronisko parakstu uz pašvaldības centrālo e-pasta adresi: pasts@jelgava.lv vai attiecīgo Pašvaldības iestādes e-pasta adresi, kas norādīta tīmekļa vietnē jelgava.lv.

Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

Datu aizsardzības principi

Pašvaldība, veicot datu apstrādi, ievēro šādus principus:

• personas datus apstrādā likumīgi, godprātīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā;
• personas datus ievāc minimālā apjomā, konkrētiem, skaidriem un leģitīmiem mērķiem, un to turpmāku apstrādi neveic ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā, izņemot, gadījumus, kad tas nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus;
• nodrošina pasākumus, lai ievāktie dati ir precīzi un, ja nepieciešams, regulāri atjaunināti;
• personas datus glabā veidā, kas ļauj identificēt datu subjektus ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā;
• apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, t.sk. aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi vai nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu, sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus;
• nodrošina, ka personas datu apstrāde iespēju robežās tiek veikta Eiropas Savienības (ES) un Eiropas Ekonomiskās zonas (EEK) valstīs, bet, ja ir nepieciešamība nodot datus ārpus ES un EEK, nodrošina atbilstošus drošības pasākumus un informē par to datu subjektu.

Datu apstrādes kategorijas

Pašvaldība savas kompetences ietvaros, ņemot vērā tai noteikto funkciju un uzdevumu specifiku, apstrādā fizisko personu datus, ko persona kā datu subjekts nodot tai piesakoties kādam pakalpojumam, pildot normatīvajos aktos noteikto pienākumu, sazinoties ar Pašvaldību (iesniegumi, sūdzības, dalība konkursos), piedaloties vai apmeklējot Pašvaldības rīkotās aktivitātes, u.tml. Personas dati var tikt ievākti gan no pašas personas, gan arī apstrādāti Pārziņa sistēmām un publiskajos reģistros, tādos, kā Pilsonības un migrāciju lietu pārvaldes Iedzīvotāju reģistrs, Valsts izglītības informācijas sistēma, , Uzņēmumu reģistra informācijas sistēma, Ceļu satiksmes drošības direkcijas informācijas sistēma, Valsts ekspertīzes komisijas informācijas sistēma, Nodarbinātības valsts aģentūras informācijas sistēma, Valsts zemes dienesta informācijas sistēmas, Valsts zemesgrāmata, Valsts ieņēmuma dienesta informācijas sistēma, u.c.

Lielākoties Pašvaldība apstrādā tās personu datu kategorijas, kuru uzskaitījums un apjoms ir noteikts konkrēto darbību regulējošos normatīvajos aktos, piemēram, identifikācijas dati – vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, personas apliecinoša dokumenta dati, personas kontaktinformācija – deklarētā vai faktiskā dzīvesvietas adrese, telefona numurs, e-pasta adrese, finanšu dati – bankas konta nr., parādsaistības, statuss, izglītību vai profesionālo kompetenci apliecinoši dati – izglītība, darba pieredze, tāpat arī videonovērošanas ierakstos  vai pasākuma fotogrāfijās, audiovizuālajos materiālos fiksētie personu dati (personas izskats, uzvedība), sīkdatņu ietvaros iegūtie dati (tīmekļa vietas pārlūkošanas dati) – dati par Pašvaldības tīmekļa vietnes apmeklētību, u.c. dati.

Personu datu apstrādes mērķi

Pašvaldība veic fizisko personu datu apstrādi lielākoties tiem personu datu apstrādes mērķiem, kas nepieciešami sniegto pakalpojumu izpildes nodrošināšanai atbilstoši  funkcijām, kas noteiktas Pašvaldību likumā un citos normatīvajos aktos, kā, piemēram, nekustamā īpašuma nodokļa nomaksai, Dzimšanas, laulības, miršanas reģistrācijai, bērnu tiesību, aizbildnības, adopcijas, aizgādnības realizācijai, izglītības procesa nodrošināšanai, bērna reģistrācija izglītības iestādē, medicīniskās komisijas novērtējuma nodrošināšanai, dzīvesvietas deklarēšanai, nekustamā īpašuma apsaimniekošanai, būvniecībai, sabiedriskā kārtība un drošības nodrošināšanai, uzņēmējdarbības veicināšanai, sociālo pakalpojumu, sociālās aprūpes un sociālās rehabilitācijas nodrošināšanai, kultūras, sporta, tūrisma pasākumu organizēšanai, u.c.

Datu nodošana Apstrādātājiem

Mēs veicam attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu Jūsu personas datu apstrādi, aizsardzību un nodošanu datu apstrādātājiem saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Mēs rūpīgi izvēlamies personas datu saņēmējus (apstrādātājus) un, veicot datu nodošanu, izvērtējam tās nepieciešamību un nododamo datu apjomu. Datu nodošana apstrādātājiem tiek veikta, ievērojot personas datu konfidencialitātes un drošas apstrādes prasības, par to slēdzot rakstisku vienošanos.

Sīkdatnes

Pašvaldība savā tīmekļa vietnē www.jelgava.lv izmanto sīkdatnes. Sīkdatnes tiek izmantotas sīkdatņu politikā norādītajā veidā, kas pieejama vietnes sadaļā “Sīkdatņu izmantošana”.

Datu apstrādes tiesiskais pamats

Galvenie izmantojamie tiesiskie pamati personu datu apstrādei ir:

• juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas c apakšpunkts);
• sabiedrības intereses vai Pārzinim piešķirto oficiālo pilnvaru īstenošana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas e apakšpunkts);
• līguma ar datu subjektu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas b apakšpunkts);
• datu subjekta piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas panta pirmās daļas a apakšpunkts);
• Pārziņa leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta pirmās daļas f apakšpunkts).

Datu apstrādes pamatmērķi, tiesiskais pamats, saņēmēju kategorijas un mērķa īstenotāji

Jelgavas valstspilsētas pašvaldībā veikto personas datu apstrādes pamatmērķi, tiesiskais pamats, saņēmēju kategorijas un mērķa īstenotāji.

Ja iepazīstoties ar šo Privātuma politiku, Jums radušās kādas neskaidrības vai nepieciešama detalizētāka informācija, lūdzam sazināties ar mums!

Aktualizēšanas datums: 18.01.2024.